Troškovi službenog putovanja, na koga se "nova" Uredba odnosi i da li mijenja (ne)oporezive iznose?

Nova Uredba o naknadama troškova za službena putovanja je objavljena 8. juna u Službenim novinama FbiH broj 44/2016. U cjelosti je zamijenila i stavila van snage dotadašnju Uredbu koja je, na sličan način regulisana službena putovanja i troškove koji nastanu na istima. Najčešće pitanje koje se postavljalo nakon stupanja "nove" Uredbe jeste „da li se ona odnosi i na privredu?“. Da, odnosi se. I "stara" Uredba se odnosila na privredu, jer jednostavno, nema propisa koji je ovu problematiku regulisao za privredu. To je jedan od razloga, a drugi je što se i drugi propisi (npr. Zakon o porezu na dohodak) pozivaju na ovu Uredbu.

• Pojam službenog putovanja
• Vrste naknada za službena putovanja
• Dnevnice kao naknade za obavljeni službeni put
• Naknadu za smještaj (noćenje)
• Naknadu za troškove prevoza
• Ostale naknade
• Obrasce Naloga za službeni put

Šta je službeno putovanje?

Službeno putovanje je definisano kao putovanje na području BiH i inostranstva, na koje se zaposlenik upućuje da izvrši  određeni zadatak / posao. Uslov je da je mjesto u koje se putuje udaljeno najmanje 30 km od mjesta sjedišta poslodavca. Ograničenje od 30 km se odnosi samo na službeno putovanje unutar BiH. Naknade za službena putovanja obuhvataju: naknadu za smještaj, ishranu, prevoz i druge troškove predviđene Uredbom.

Novo u Uredbi je ...

Odredba da se naknada za službeni put u inostranstvo može obračunati i isplatiti samo ako u slučaju da zaposlenik priloži najmanje jedan dokaz da je putovanje „u stvarnosti“ obavljeno. Kao „dokaze o putovanju“ Uredba navodi: račun za hotelski smještaj, kartu za prevoz, potvrdu o prisustvu na određenom događaju ili kod poslovnog partnera, ili neki drugi dokumenat koji ukazuje da se putovanje zaista obavilo.

U „staroj“ Uredbi pod dnevnicom se podrazumjevala naknada troškova za ishranu na službenom putovanju, dok se "novom" Uredbom dnevnica definiše kao naknada za službeno putovanje. Dnevnica za službeno putovanje na području BiH je ostala ista - u visini od 25 KM. Isplata dnevnice i toplog obroka se međusobno isključuju.

Ako je na službenom putovanju osigurana besplatna ishrana, odnosno tri obroka, pripadajuća dnevnica se umanjuje za 30%. U izvještaju o obavljenom službenom putovanju treba navesti da li je i u kolikoj mjeri bila obezbijeđena ishrana, u slučaju da se sa priloženih računa isto ne može sa sigurnošću utvrditi.

Naknada za noćenje obračunava se u visini priloženog plaćenog hotelskog računa i to najviše do iznosa odobrenog nalogom za službeno putovanje. U "staroj" Uredbi je bilo navedeno - "osim hotela de-lux kategorije", što kao ograničenje nije postavljeno u "novoj" Uredbi (napomena: "de-lux" kategorija hotela je bila do sada teško odrediva). Ako u mjestu službenog putovanja nema hotelskog smještaja ili ako se on ne koristi, pripadajuća dnevnica se uvećava za 70%, i to samo u slučaju da je prebivalište ili boravište udaljeno više od 30 km od mjesta u koje je upućen na službeni put.

Naknada za troškove prevoza se obračunava u visini stvarno plaćene karte uz priloženi račun za prijevoz sredstvom one vrste i razreda odobrenom u putnom nalogu. Ako se za potrebe službenog putovanja koristi putnički automobil u ličnom vlasništvu, naknada se obračunava u visini 15% cijene litre benzina BMB 95 na teritoriji BiH, po pređenom kilometru na odobrenoj relaciji. Do sada je "starom" Uredbom bilo propisano 20% x cijena goriva x pređeni kilometri.

Naknada za upotrebu vlastitog automobila u službene svrhe predstavlja naknadu troškova za gorivo i amortizaciju automobila. Ova naknada ne isključuje troškove nastale po osnovu plaćene cestarine, putarine, mostarine, naknade za korištenje tunela, parkinga i drugih troškova nastalih u vezi sa prijevozom na službenom putovanju, što je do sada često bio problem kod pravdanja i naplate navedenih troškova. Kod obračuna se koristi najkraća udaljenost koju zaposlenik mora prijeći prevoznim sredstvom, a koja se može utvrditi (izmjeriti) na geografskoj karti namijenjenoj vozačima i ona je mjerodavna prilikom određivanja stvarne udaljenosti službenog putovanja.

Ostale vrste naknada

One podrazumijevaju sve izdatke koji nastanu u svrhu obavljanja službenog putovanja. Izdaci za ostale naknade obračunavaju se prema priloženom računu. Po "staroj" Uredbi pod ostalim naknadama za izdatke koji nastanu u vezi sa službenim putovanjem u inostranstvo podrazumijevaju se izdaci koji se odnose na: pribavljanje putničkih isprava, vakcinisanje, liječničke preglede, službenu poštu, takse, telefone, telefakse, e-mail, stenodaktilografske usluge i drugi izdaci u skladu sa ovom uredbom, što je veoma često stvaralo problem kod priznavanja troškova koji nastanu na službenom putu, a nisu bili decidno navedeni.

Svako službeno putovanje u zemlji i inostranstvu vrši se na osnovu obrasca - Putni nalog. Putni nalog za službeno putovanje je propisan i obavezno sadrži: broj putnog naloga, datum izdavanja, pravni osnov, ime i prezime, pozicija, mjesto u koje se putuje, svrha putovanja, vrijeme trajanja putovanja, visinu odobrenih troškova za noćenje, podatke o prijevoznom sredstvu kojim se putuje, potpis ovlaštenog lica i pečat. "Stara" Uredba nije propisivala obavezne elemente putnog naloga. Nalog za službeno putovanje ne može se izdati ukoliko ranije obavljeno službeno putovanje nije opravdano u roku od 5 dana. Ukoliko nije opravdan putni nalog zaposlenik je dužan vratiti akontaciju u cijelosti. U slučaju da nije u roku od 5 dana, opravdan putni nalog ili nije vraćena akontacija, naplata tih troškova vrši se po posebnom postupku.

Naknade za službena putovanja koja su započeta prije stupanja na snagu ove uredbe, a nisu završena, obračunavat će se prema propisima o naknadama za putne troškove koji su važili do dana stupanja na snagu ove uredbe.

Što se tiče (ne)oporezivog iznosa troškova službenog puta, Pravilnik o primjeni Zakona o porezu na dohodak se poziva na "staru" Uredbu, koja je sada već van snage. Međutim, s obzirom da se navedeni Pravilnik poziva na Uredbu na način da navodi broj Službenih novina u kojima je ista objavljena, neoporezivi iznosi ostaju isti (po "staroj" Uredbi) sve dok se Pravilnik ne promijeni (što je trenutno u proceduri).